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Automatisierung in HR und Recruiting: So spart Markus jeden Tag 3 Stunden Arbeitszeit.
77 Plays7 days ago
„Wenn deine Prozesse 0 automatisiert sind, brauchst du über KI gar nicht nachzudenken.”
Markus ist allein für den kompletten HR-Bereich von Bytewerk, einem 40-köpfigen IT-Systemhaus, verantwortlich. Das heißt, er ist nicht nur für den kompletten Recruiting-Prozess verantwortlich, er kümmert sich auch um alles von der Krankmeldung bis zum Urlaubsantrag.
Trotzdem schafft er es, so herausragende Recruiting-Aktionen wie den Tekkie-Award zu veranstalten.
Wie stemmt Markus das?
„Wir standen vor der Wahl”, erzählt Markus im Gespräch mit Podcasthost Simon. „Entweder hätten wir mich zu 50 % nochmal gebraucht oder wir automatisieren die HR-Prozesse.”
Markus hat sich für die Automatisierung entschieden. Und spart so jeden Tag 3 Stunden ein.
Höre jetzt den Recruiting Talk mit Markus und erfahre, wie du mit ein paar Kniffen deine To-do-Liste abkürzen kannst:
- 00:00–02:04 In 1,5 Jahren hat sich bei Markus viel getan. Und beim Recruiting Talk auch.
- 02:05–02:59 Vom Active Sourcing bis zum Onboarding stemmt Markus das Recruiting allein.
- 03:00–07:08 Terminplanung per Knopfdruck: Einfach, aber ein Gamechanger.
- 07:09–09:41 Schnelligkeit durch Automatisierung: „Gerade für KMUs ein echter Wettbewerbsvorteil im Recruiting.”
- 09:42–14:17 Zwischen Pre- und Onboarding: Der glänzende erste Eindruck entsteht automatisch.
- 14:18–15:53 Dank smarter Technik spart Markus jeden Tag 3 Stunden.
- 15:54–17:53 Markus stand vor der Wahl: „Entweder brauchen wir mich zu 50 % nochmal oder wir automatisieren mich.”
- 17:54–19:46 „Immer mein erster Gedanke: Kann ich das irgendwie automatisieren?”
- 19:47–21:33 KI? Jetzt oder nie!
- 21:34–22:29 Auf die Plätze … fertig … los! Jetzt werden Prozesse automatisiert!
Besuche die Website von Bytewerk: www.bytewerker.com
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Recommended
Transcript
Einleitung und Vorstellung des Themas
00:00:02
Speaker
Herzlich willkommen zum Webwise Recruiting Talk. Alles eine Frage der Einstellung.
Markus über HR-Automatisierung
00:00:09
Speaker
Echtes Recruitingwissen, echte Erfahrungen, echte Erfolgsrezepte aus der Personalabteilung direkt in deinem Ohr.
00:00:18
Speaker
Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von unserem Workwise Recruiting Talk und heute mit einem ganz besonderen Gast, nämlich unserem allerersten Podcast Gast, der heute nochmal da ist und zwar der Markus.
Automatisierung im Recruiting: Praktische Beispiele
00:00:30
Speaker
Wir werden heute über das Thema Automatisierung im Recruiting und HR Bereich sprechen und wie man es wirklich für sich auch nutzen kann an konkreten Beispielen.
00:00:37
Speaker
Und als allererstes, Markus, will ich dich bitten, dass du dich noch mal kurz für die, die die erste Folge noch nicht gesehen haben, vorstellst. Und dann wird mich sehr interessieren, der Techie-Award, über den habt ihr das letzte Mal gesprochen, der findet ja gerade wieder statt, oder?
00:00:52
Speaker
Exakt. Erstmal vielen Dank für die Einladung. Ich habe mich sehr gefreut, ein zweites Mal zu euch kommen zu dürfen über die Anfrage.
Vorstellung von Bytwerk und dem Techie Award
00:01:02
Speaker
Mein Name ist Markus. Ich bin der Personaler von Bytwerk. Bytwerk ist ein kleines IT-Systemhaus aus Fulda.
00:01:12
Speaker
regional, vielen was sagen, überregional schauen wir mal. Und wir sind deutlich kleiner als die meisten, die vielleicht bei euch irgendwo im Podcast sind. Also wir sind aktuell knapp 40 Mitarbeitende an zwei Standorten. Und ja, der Techie Award komme ich sicherlich jetzt auch gleich noch mal ganz kurz drauf, aber da haben wir ja mal eine komplett eigene Podcast-Folge mitgefüllt. Will ich heute relativ wenig zu sagen, aber ja, es hat sich entwickelt und wir haben ihn jetzt nicht nur einmal, sondern schon viermal ausgetragen. Ja, sehr cool. Und wie läuft es gerade?
00:01:41
Speaker
Er läuft jetzt also zum Zeitpunkt der Aufnahme seit knapp einer Woche und wir haben die Reichweite nochmal deutlich erweitert, weil wir auch diesmal, das ist ja so als kleines regionales Produkt in Osthessen gestartet und ist jetzt das erste Mal bundesweit unterwegs, auch mit deutlich größerem Partner als das, was wir beim letzten Mal gehabt haben und bisher sind wir extrem zufrieden.
00:02:03
Speaker
Ja super, hört sich gut an. Ich meine, diese ganze Orga, die da drum herum entsteht, unter den ganzen Bewerbungen ist wahrscheinlich auch einiges an Arbeit, diese Aufschlagen. Da haben wir glaube ich auch den perfekten Punkt, um ins Thema reinzustarten, denn wie stemmst du das überhaupt alles?
Markus' HR-Verantwortlichkeiten und Automatisierung
00:02:20
Speaker
Ja, irgendwie. Also ich bin allein verantwortlich bei uns, um alles rund um das Thema Personal, ob das jetzt von Recruiting-Kampagnen sind, die Leute auszusuchen, ob das Active Sourcing ist, wenn man das so nennen möchte, die ganzen Bewerbungen, die reinkommen, zu sortieren.
00:02:39
Speaker
Vorstellungsgespräche zu planen, Vorstellungsgespräche durchzuführen, dort auch die ganzen Vertragsmodalitäten abzuwickeln und dann auch den Bewerbenden im Onboarding-Prozess zu begleiten, also so zu begleiten, dass alle Abteilungen wissen, es kommt jemand und dass ich da so ein bisschen die Oberhand behalte.
00:02:57
Speaker
Okay, ja, hat auf jeden Fall einiges zu tun. Dann lass uns echt gerne mal darüber sprechen, wo da Automatisierungen helfen können und gerne angefangen bei den, ja, eingehenden Bewerbungen oder Registrierungen von den Kandidaten im Zuge des Techie Awards. Kannst du uns da ein bisschen Einblick geben, wie das abläuft und was man da schon so machen kann?
Digitalisierung im Bewerbungsprozess
00:03:19
Speaker
Ja, also wenn wir jetzt nur auf den Techie Award kommen, es ist ja so, das ist eine digitale Recruiting-Kampagne, die sowohl in der ersten Runde erst mal digital stattfindet, wo es Rätsel mit einem Technikbezug zu lösen gilt. Das geht jetzt bis Anfang Januar und wir haben dort verschiedene Partnerunternehmen und auch Förderer wie Schulen, Hochschulen, aber auch andere Unternehmen, wo wir dann halt gemeinsam auf die Suche gehen. Und die Lösung der Rätsel kann man dann digital in ein Dashboard eintragen.
00:03:47
Speaker
Und man kann dann dort nicht nur Preise gewinnen, also ob das jetzt eine Playstation ist oder ob das eine Throne ist, hat alles so ein bisschen Techbezug. Man hat auch ganz easy die Möglichkeit mit einem Klick auf eine Spalte, ich möchte gerne von Partnerunternehmen kontaktiert werden, auch Jobangebote zu bekommen. Und diese Jobangebote
00:04:06
Speaker
können in den verschiedensten Bereichen sein. Also auch da fragen wir ab, was hast du denn für Interessen? Ist das jetzt nur IT oder sind es auch kaufmännische Berufe? Was hast du denn für eine Seniorität? Bist du Berufseinsteiger? Suchst du ein Praktikum? Suchst du eine Umschulung? Was suchst du? Und diese Angaben, die dann jemand macht, kommen in ein Dashboard und ich kriege quasi die Bewerber, ohne dass sie sich beworben haben, warm präsentiert, habe die Möglichkeit, einen Umkreis zu machen. Wo suche ich denn? Was suche ich denn? Und kann dann
00:04:34
Speaker
Die Leute anschreiben, anrufen, weil die konnten auswählen, möchte ich per E-Mail kontaktiert werden, telefonisch oder per WhatsApp. Der gängigste Weg ist eine E-Mail. Und dort, aus dem Dashboard heraus, habe ich dann die Möglichkeit, das bei uns ins Recruiting-Tool zu übertragen.
Automatisierung bei Interviewplanung und -durchführung
00:04:49
Speaker
Das ist ein ganz klein bisschen manueller Arbeit.
00:04:51
Speaker
Aber dann dort sehe ich halt, was ist eingegangen und habe dann mit einem Blick die Möglichkeit, eine E-Mail rauszuschicken. In der E-Mail ist ein Link zu einem Buchungsportal, was dann auf meinen Kalender wieder zugreift und wo jeder ganz easy die Möglichkeit hat, erstmal mit mir so ein Erstgespräch zu vereinbaren und ich dann schaue, inwiefern haben wir denn was für den entsprechenden Kandidaten oder Kandidat. Und so läuft es im Endeffekt, auch wenn eine normale Bewerbung bei mir ankommt, ich sehe es, ich sichte sie, gucke halt natürlich, geht es eine Runde weiter, wie geht es weiter.
00:05:19
Speaker
Und schiebe es dann einfach nur von A nach B. Und habe da relativ wenig Arbeit dann noch damit. Ja, sehr cool. Ich weiß es auch auf jeden Fall. Wir haben viele kleine und mittelständische Unternehmen, die mit uns zusammenarbeiten, aber auch einige, die eben den Podcast hören. Und dieses Hin- und Herjagen für Terminfindungen ist ja schon ein riesen Pain. Also ich glaube, so einfach es sich anhört, das ist wirklich eine riesen Arbeitserleichterung, die man im Alltag ja auch direkt spürt, wenn man da gute Systeme hat.
00:05:49
Speaker
Also es ist so vorbereitet von unserer Seite aus, dass ich halt schaue, für welchen Bereich bewirbt sich denn jemand, ist es bei uns jetzt in den technischen Bereich, ist es im kaufmännischen Bereich oder geht es in eine ganz andere Richtung. Ich sortiere erstmal alles vor, wenn ich sehe, okay, das ist eine tendenziell interessante Bewerbung, dann schaue ich, wer der fachbereichsverantwortliche ist, lasse ich mal kurz drüber schauen, zu sagen, hier passt das von meiner Seite aus, dann kriege ich meistens nur ein Ja oder Nein.
00:06:14
Speaker
Und der Rest läuft dann, indem ich vorbereitete Termine habe, mit mir und den jeweiligen Fachverantwortlichen, wo sie die Termine synchronisieren und dann halt der Bewerbende die Möglichkeit hat, nach seinen Vorlieben im Bewerbungsgespräch irgendwie auszusuchen, dass es zu ihnen passt, weil ich finde es ganz schlimm, wenn ich jetzt sage, vielen Dank, wir haben jetzt Anfang November und am 12. Dezember um 14.37 Uhr musst du dann bei uns sein und der muss dann alles umstricken und das bringen wir auch extrem häufig als Feedback,
00:06:42
Speaker
Die bewerben sich ja normalerweise nicht nur bei uns, aber es ging schnell und ich hatte die Möglichkeit es auszusuchen.
Technologische Hilfsmittel in HR-Prozessen
00:06:49
Speaker
Kannst du da auch eine Tool-Empfehlung geben, was ihr da nutzt?
00:06:53
Speaker
Ja, also wir arbeiten eigentlich nur mit zwei Tools. Das ist einmal Microsoft M365. Und wir nutzen für die ganze Personalplanung das Mephersonio. Okay. Ja, cool. Und das lässt sich dann miteinander integrieren oder gut kombinieren? Ja. Super. Genau. Du hast mir auch schon ein bisschen Einblick gegeben, dass du tatsächlich sogar auch in dem Call schon dann weitere Technologien nutzt, um automatische Zusammenfassung zu erstellen. Kannst du da noch ein bisschen Einblick geben, was du da Schlaues zusammengebastelt hast und wie das funktioniert?
00:07:24
Speaker
Da habe ich gar nichts gebastelt, das ist jetzt keine Werbung, aber wir nutzen auch dort Microsoft, wir nutzen den Co-Piloten und sobald ich dort ein Meeting habe, was online stattfindet, lasse ich das einfach mit transkrippieren und ich habe dir ja in unserem Vorgespräch, das habe ich dir zugeschickt und du hast dann selber gesehen, innerhalb von ein paar Minuten habe ich einen Zusammenschnitt, wer hat was wann gesagt und vor allen Dingen für mich ganz interessant, die KI findet unten auch noch Aufgaben heraus, bei uns waren es glaube ich vier Stück.
00:07:53
Speaker
Ein Glück lagen die meisten To-Do's bei dir, da hatte ich jetzt dann gar nicht mehr so viel zu tun. Aber wenn dann die KI herausfindet, wer was aus diesem Call noch im Doing hat, schiebe ich es auch automatisch weiter, auch innerhalb der Microsoft-Welt in den Planner, um zu gucken, wer hat wann was zu tun und so kann ich dann verschiedenen Personen Aufgaben erstellen oder mir selber Aufgaben erstellen, wann ich was zu tun habe und kann sie komplett digital abhaken. Also ich habe nicht einmal ein Stück Papier in der Hand im Idealfall.
00:08:19
Speaker
Ja, total cool. Und wie kommt das bei den Kandidaten an? Finden die das auch? Und Kandidatinnen finden das auch cool? Oder gerade wenn es Techies sind, sind die da ein bisschen, haben die da ihre Vorbehalte? Nö, das findet tendenziell immer jeder gut.
Vorteile der schnellen Rekrutierung
00:08:31
Speaker
Vor allen Dingen, was uns halt auszeichnet, ist Geschwindigkeit. Also es kommt sehr häufig vor, du bewirbst dich heute, ich sehe es innerhalb von 24 Stunden, weil ich habe es tendenziell immer außen geguckt, was passiert. Und jeder aus dem HR-Bereich, der weiß ja erst mal beim ersten Blick auf eine Bewerbung, wie geht es denn weiter?
00:08:50
Speaker
Es geht vielleicht nicht weiter, dann wird das dort auch direkt eingestellt. Aber wenn es dann weiter geht, leite ich die Schritte ein und die kriegen oftmals an dem Tag, wo sie sich beworben haben, eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Das ist natürlich auch mit einem Textformat vordefiniert, mit dem man sprechen link zum Termin buchen.
00:09:08
Speaker
Manchmal rufe ich auch an, aber meistens schicke ich einfach eine E-Mail raus, habe dort auch innerhalb von zwei Tagen Responsen, wenn die Leute dann vor uns sitzen und ich stelle natürlich dann immer auch gezielt die Frage, wie fandest du Geschwindigkeit und Kommunikation? Und dann hast du schon mal einen ersten positiven Eindruck.
00:09:24
Speaker
Ja, und einen echten Marktvorteil. Also gerade wenn man ein kleineres Unternehmen ist, muss man ja mit irgendwas anderem glänzen im Vergleich zu großen Konzernen, die zum Beispiel mit einem Namen und vielleicht irgendwie höheren Geldern unter Umständen auch sich da platzieren können. Also Megatipp sollte, glaube ich, jeder auf jeden Fall für sich mitnehmen und dann noch mal ein bisschen nachschrauben. Ihr zieht es ja auch weiter. Also es geht ja dann auch hin bis zur Vertragsunterzeichnung mit den ganzen Automatisierungen. Hast du schon gesagt? Ich glaube, Papier wird da nicht so viel verschickt, wenn ich das richtig verstanden habe.
00:09:55
Speaker
Genau, also es ist so, wenn wir, wenn das Vorstellungsgespräch durch ist, also auch da gibt's Scripts, die ich erstellt habe, je nach Seniorität. Ich frag natürlich einen Praktikanten oder einen Auszubildenden andere Fragen.
00:10:10
Speaker
als jemand, der schon zehn Jahre Berufserfahrung hat. Also auch dort wird im Vorfeld dem Gespräch einen Skript zugeordnet, wo dann die entsprechenden Interviewer das ausfüllen, auch mit einer Sternebewertung, wenn du mehrere Kandidaten auf diese Position hast, damit wir im Nachgang sehen, wer hat denn was, was war denn gesagt, wann war denn jemand hier. Und wenn es dann zur Vertragsunterschrift kommt, auch dort habe ich dann Vorlagen und auch unsere kompletten Arbeitsverträge sind digitalisiert, sodass quasi alle Daten, die ich eh schon habe aus der Bewerberbank,
00:10:38
Speaker
genommen werden können und auch den Arbeitsvertrag dann zu unterschreiben. Jetzt kommt natürlich, ja du brauchst...
00:10:45
Speaker
Du brauchst ja nochmal mit nasser Tinte diesen ganzen Vorgang. Jetzt haben wir den Vorteil, die meisten sind regional. Aber tendenziell ist es so, wir schicken es raus, die haben was zum Lesen, die können das digital signieren. Und sobald die Unterschrift geleistet wurde, kriege ich eine PDF-Kopie. Der Bewerber kriegt eine PDF-Kopie, aber es wird auch sofort im HR-Tool angelegt in seinen Unterlagen, sodass da gar nichts mehr zu tun ist. Und wenn er das nächste Mal bei uns vorbeikommt, dann darf er es gerne auch nochmal mit feuchter Tinte unterzeichnen und funktioniert bisher einmal frei.
00:11:16
Speaker
Ja, cool, perfekt. Dann hat jemand unterschrieben und der nächste Schritt ist ja das Onboarding, also wenn jemand dann wirklich bei euch startet.
Digitalisierung und Effizienz in der Onboarding-Phase
00:11:25
Speaker
Da hast du ja auch schon gesagt, dass es da auch ein paar Hacks gibt an automatischen Aufgaben oder irgendwie ja weiteren Automatisierungen. Was habt ihr denn da noch eingebaut?
00:11:35
Speaker
Also auch da, je nach Abteilung, wird halt geschaut, wo soll denn derjenige eingesetzt werden. Um dann eine easy Unterscheidung zum Beispiel einfach mal zu sagen, bekommt derjenige ein Firmenfahrzeug oder bekommt er kein Firmenfahrzeug. Dementsprechend habe ich verschiedene Onboarding-Fahde, die ich an die Person anhängen kann. Und da kriegt dann zum Beispiel, wenn es ein Firmenfahrzeug geben soll, auch das Fuhrparkmanagement eine Information, Achtung, es kommt eine neue Person.
00:11:57
Speaker
Fängt zudem mit dem Datum an, schau doch mal, haben wir noch was da, muss was neues bestellt werden. Und dort hängt dann für jede Abteilung, haben wir Checklisten erstellt, wo die von oben nach unten durchgehen können, was ist denn zu beachten. Wo ich dann auch als HR da sehe, okay, die sind auch von den einzelnen Abteilungen bearbeitet worden. Ganz interessant natürlich, das hat hier jeder in die interne IT-Mousse zur Verfügung gestellt werden und das ist bei uns genauso.
00:12:20
Speaker
Die Information, dass jemand Neues kommt, wird dann, je nachdem wie früh es ist, möglichst früh schon mal gespreadet. Es kommt jemand in drei Monaten, in zwei Monaten, in drei Wochen, das gibt es ja alles mal. Und zum Zeitpunkt X gibt es eine Aufforderung an den Einkauf. Hey, pass mal auf, es kommt jemand, haben wir noch ein Notebook? Haben wir das? Braucht ihr eine Homeoffice-Ausstattung? Was können wir denn machen? Und ich sehe genau, wie die Bearbeitungsstand in den einzelnen Abteilungen ist. Die werden gerade erinnert, du hast eine Aufgabe zu erledigen.
00:12:46
Speaker
Und so habe ich dann auch zum Beispiel mit der internen IT, die haben ja auch riesengroße Listen, die sie abarbeiten mussten, um was zu erstellen. Die klicken sich jetzt einfach nur noch durch das Portal durch. Die haben sich intern wiederum Automatisierung gebaut. Also wenn jemand kommt, dann die in die Abteilung.
00:13:02
Speaker
Dann heißt es, ok, dann brauche ich die Lizenz, die Lizenz, die Lizenz. Die klicken nur kurz drauf, dann werden die Lizenzen parat gestellt und am Tag, wenn jemand anfängt, kriegt er dann auch eine Übergabe. Aber Teil des Prozesses ist es dann zum Beispiel auch bei mir. Ich persönlich kriege eine Erinnerung, hey, hast du demjenigen schon ein Onboarding-Geschenk gekauft? Das ist bei uns kein riesengroßer Wert, das sind so 10 Euro.
00:13:24
Speaker
Und auf dem Weg zur Arbeit fahre ich rechts ran, kaufe zwei Tafeln Schokolade und vielleicht noch was zu trinken, verpackt das schön, mache ein bisschen Merch rein und wenn derjenige aus der Region kommt, mache ich auch eine persönliche Übergabe. Und falls mal jemand anders machen sollte, dann kriegt jemand anders die Aufgabe zugeteilt, aber mit einem kompletten Leitfaden, wo wird's eingekauft, wie viel Geld haben wir zur Verfügung und und und und und. Und auch die Kommunikation mit den Onboardies quasi im Vorfeld, die
00:13:50
Speaker
Funktioniert auch automatisch. Ich hab da eingestellt, schickt dem doch mal vier Wochen vorher, bevor er anfängt, meine Mail. Und die ist meistens auch so formuliert, als würde ich jetzt einen Kumpel zur Geburtstagsfeier irgendwie einladen und hey, cool, dass du kommst und wir sind schon ganz aufgeregt und entspannt dich. Und die geht einfach während des Prozesses automatisch raus von meiner E-Mail-Adresse. Und da krieg ich sehr häufig Antworten drauf. Ich muss erst mal lesen, wer ist denn da jetzt eigentlich. Aber es funktioniert ganz prima und nimmt mir natürlich extrem viel Arbeit ab.
Zeitersparnis durch Automatisierung
00:14:17
Speaker
Ja, kann ich mir vorstellen. Kannst du das irgendwie so ein bisschen beziffern? Hast du dir ja schon mal Gedanken gemacht, wie viel Zeit dir diese ganzen Automatisierungen sparen und vielleicht auch deinen Kollegen und Kolleginnen? Ja, dann wird's wild, wenn es um die Kollegen geht. Also ich sag mal, wir sind ohne Personalprogramm gewachsen.
00:14:34
Speaker
Ich habe das erst, als wir mal so bei knapp 40 Personen auch wirklich waren. Dann haben wir es eigenfühlt. Da kommt mal der eine kommt, der andere geht. Das ist normal. Aber ich würde einfach mal sagen, im Schnitt am Tag spart mir das drei Schrunden. Würde ich jetzt einfach mal sagen.
00:14:50
Speaker
Und das ist massiv viel, weil ich dann natürlich Zeit habe, um meine eigentlichen Aufgaben nachzugehen. Weil natürlich, wenn die Onboardingphase ist vorbei, auch das tägliche Tugend. Jemand möchte eine Bestätigung haben, ob das eine Krankmeldung ist oder sonst irgendwo was. Also auch diesen kompletten Prozess, der liegt bei mir. Und ja, wir sind ein IT-Systemhaus, das kann man noch weiter spinnen. Wenn sich jemand krank meldet, dann geht das über die App bei uns. Das System sieht es. Wir haben eine Automatisierung dahinter. Wer soll denn
00:15:18
Speaker
benachrichtigt werden, wenn du krank bist. Und wie lange bist du denn eigentlich krank? Und so muss also nicht nochmal irgendwo angerufen werden. Das kann man natürlich machen. Aber auch derjenige, wenn er eine Krankheitung eingereicht hat, bekommt eine automatische E-Mail, hey, gute Besserung, das und das ist zu tun, trag das und das noch im Tool ein.
00:15:36
Speaker
Und ich sehe halt, wann jemand sich krank meldet. Die EU wird abgerufen. Im Hintergrund wird auch die Abwesenheitsmehl mit Outlook synchronisiert, dass also jemand meldet sich nachts um drei krank und ab nachts um drei, wenn er sich krank gemeldet hat, ist auch eine Abwesenheitsmehl aktiv, was natürlich da auch nach außen der professionellen Eindruck dann hinterlässt.
00:15:53
Speaker
Der Tipp ist sehr cool. Das zu verknüpfen ist, glaube ich, war uns auch mal noch eine Aufgabe. Das finde ich sehr hilfreich. Ich kenne da ein gutes IT-System aus. Du hast jetzt gerade gemeint, dass du es erst ab 40 Mitarbeitenden aufgesetzt hast. Das ist ja schon eine sehr durchdachte Candidate Journey, die du da abbildest.
00:16:13
Speaker
Muss man da auf irgendwas achten, wenn man sowas aufbaut? Hast du das von heute auf morgen dann einfach so gesagt, okay, so soll das jetzt laufen? Wie muss man sich das dann vorstellen, wenn wir jetzt Zuhörer und Zuhörerinnen haben, die da von Null starten zum Beispiel mehr oder weniger?
00:16:27
Speaker
Also wenn sie bei Null starten, ist die perfekte Voraussetzung. Weil wir haben auch bei Null gestartet und für mich wurde es irgendwann mal zu viel und wir standen halt vor der Variante, entweder wir brauchen nicht zu 50% für administrative Aufgaben noch mal oder wir automatisieren nicht. Und natürlich stand für eine IT-Bude, wie wir es sind, das Thema Automatisierung im Vordergrund und wir haben bei Null angefangen. Ich habe mir das System angeschaut, jetzt in unserem Fall Casonio und habe geguckt, was geht denn damit?
00:16:55
Speaker
und habe dann auch angefangen, die Prozesse, die ich irgendwo in meinem Kopf habe, überhaupt erst mal niederzuschreiben und jedenfalls auch so anzupassen, dass sie mir möglichst viel Arbeit abnehmen und dass sie über das System abbildbar sind. Großer Vorteil, ich habe das mit einem Kollegen zusammen gemacht, wir zwei haben uns
00:17:14
Speaker
wirklich über Wochen auch mal eingeschlossen, weil das bedarf einer gewissen Vorbereitungszeit und unser Chef hat schon immer mal gesagt, ob wir nichts anderes zu tun hätten. In der Zwischenzeit ist er aber ganz stolz, dass wir es gemacht haben, weil er halt sieht, es nimmt extrem viel Arbeit ab und seitdem weiß ich umso mehr, setz dich einmal richtig hin, setz solche Systeme richtig auf, beschäftige dich damit, was solche Systeme für dich machen können und nachher wird es gut.
Frühe Einführung von Automatisierung in HR
00:17:40
Speaker
Und
00:17:41
Speaker
Also bei Null anfangen ist das beste. Ich glaube, es ist schwieriger, bestehende Prozesse, die nirgendswo niedergeschrieben sind, zu integrieren. Also möglichst früh anfangen mit sowas. Das wäre mein Tipp. Okay, super. Vielen Dank dafür. Gibt es auch irgendwas, wo du sagen würdest, das sollte man aber niemals automatisieren in dem ganzen Prozess?
00:18:02
Speaker
Das sollte man niemals automatisieren. Da würde ich dir gar nicht so spontan ein, weil es kommt immer darauf an, wie man das automatisiert. Also wenn derjenige merkt, ich rede jetzt hier mit einem Computer, dann wird es irgendwie schwierig und das ist so eine Standard-Mail. Aber wenn man den Prozess so aufsetzt,
00:18:20
Speaker
dass es sehr individuell ist, weil natürlich auch die ganzen Mails, die rausgehen, die sind ja auch mit Platzhaltern und die werden alle persönlich angesprochen, dann funktioniert das. Also ich kann nur jedem empfehlen, alles maximal zu automatisieren, weil man dort unabhängig natürlich auch ist von Arbeitskräften und ob gesund, krank, Urlaub, im Hintergrund, es funktioniert immer.
00:18:44
Speaker
Okay. Ja, ich meine, es stellt sich ja auch immer die Frage, glaube ich, gerade wenn man bei den Mails angefangen, wenn man da sehr formell dann klingt, weil man denkt, das muss man so machen, wenn man schon automatisiert, dann hat man wahrscheinlich den ersten Fehler drin. Aber da ist ja schon so gesagt, am besten wie mit einem Kollegen kommunizieren. Und das andere ist ja dann irgendwie, wobei es da auch noch keine richtigen Möglichkeiten gibt, soweit ich weiß, dass man selbst so Erstgespräche vielleicht irgendwie asynchroner darstellt. Aber also,
00:19:12
Speaker
Klar, mit den Videos hin und her schicken, aber wäre wahrscheinlich nicht wirklich fördern, sondern würde eher Zeit kosten, typisch mal. Ja, genau. Also diese Automatisierung fördert meine innere Faulheit, auch wenn das jetzt klingt, weil der Worklook ist schon hoch.
Zukunft von KI und Automatisierung im Recruiting
00:19:30
Speaker
Aber mein erster Gedanke bei allem, was ich mache, und wenn es nur ein neues Formular ist, ist, kann ich das irgendwie automatisieren? Oder gibt es einen Weg, dass ich diese
00:19:39
Speaker
Arbeit jetzt einmal macht, dafür halt etwas länger braucht, aber sie in Zukunft entweder komplett automatisiert oder mit zwei Klicks irgendwo geht. Ja cool. Ist da noch was auf deiner Liste, was du unbedingt als nächstes automatisiert haben möchtest und wo du dich erstmal noch irgendwie ran trauen musst?
00:19:58
Speaker
Ne, also so dieses Thema KI, ja, da spielen wir natürlich mit Ruben und ich lasse auch Stellenanzeigen von KI gegebenenfalls erstellen oder wenigstens Vorlagen erstellen. Wenn man sich damit on top noch mal beschäftigt, dann hilft das noch mal weiter. Also da bin ich ganz ganz sicherlich nicht am Ende der Fahnenstange, was man dort machen kann. Aber es ist auch ein großes Thema aktuell, gerade in der HR, KI ja nein. Also ich sage, solange
00:20:26
Speaker
viele Firmen nicht so automatisiert sind, wie es jetzt schon möglich ist und man es einfach einrichten muss, dann braucht ihr euch überhaupt keine Gedanken zu machen, weil dann wird ihr euch nicht weiterhelfen, wenn man erst mal so weit ist und dann guckt, was mit KI noch geht.
Abschluss und Einladung zur Vernetzung auf LinkedIn
00:20:41
Speaker
Das ist absoluter Wahnsinn und ich habe für mich entschieden, entweder ich beschäftige mich jetzt damit und habe die Chance, das zu nutzen in Zukunft oder der Zug ist irgendwie abgefahren.
00:20:54
Speaker
Und deswegen wird etwas experimentiert, nehme ich an. Ja, auf jeden Fall. Cool. Aber so spontan, ich glaube, nach den Möglichkeiten, die wir aktuell haben, haben wir uns maximal automatisiert und somit auch professionalisiert. Für mich ein Gamechanger war zum Beispiel dieses digitale Dokumentenmanagement. Nicht mehr auszudrucken, den Chef hinzulegen, warten, dass er da ist, den Mitarbeiter hinzulegen, nachzurennen, wann ist er denn da? Also das ...
00:21:24
Speaker
Lass mal 20 Leute gleichzeitig ein Formular unterschreiben. Das sind Stunden. Und dann kannst du die Stunden in Tage zählen, die dir das auffällt. Und wenn man das im Griff hat, geht's. Ja, super. Dann würde ich sagen, machen wir uns jetzt alle eine Liste mit den ganzen Punkten, die du schon aufgezählt hast, die man automatisieren kann. Haken die erstmal fleißig ab. Und wenn wir Fragen haben, melden wir uns wahrscheinlich am besten bei dir bei LinkedIn. Ich nehme mal an, da kann man sich auf jeden Fall kurz schließen, wenn irgendwas noch an Fragestellungen offen ist.
00:21:52
Speaker
Ich danke dir vielmals, dass du uns so einen genauen Einblick gegeben hast und auch mit den Tools genannt hast, wie man das abbilden kann, im Namen der Zuhörer und Zuhörin. Und hat mich gefreut, dass du wieder da warst. Und weiterhin euch viel Erfolg mit dem Techie Award und bis bald. Ganz vielen lieben Dank und vielleicht auf ein drittes Mal. Genau. Tschüss.
00:22:12
Speaker
Das war der WorkRise Recruiting Talk. Wenn dir diese Folge gefallen hat, teile sie gerne mit deinen Kollegen oder Kolleginnen und deinem Netzwerk und lass uns eine Bewertung da. Wenn du keine Folge verpassen möchtest, abonniere jetzt unseren Podcast. Bis zum nächsten Mal.