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Das Onboarding startet vor dem 1. Arbeitstag – So legt Kiki den Grundstein für die Mitarbeiterbindung
115 Plays4 months ago
Das Recruiting öffnet die Tür zum Unternehmen. Wenn die neuen Mitarbeiter:innen dann auch reinkommen – und möglichst lange bleiben – sollen, braucht es aber mehr:
- Das Preboarding ist die freundliche Begrüßung an der Türschwelle.
- Das Onboarding sorgt dafür, dass sich die neuen Hires schnell wie zu Hause fühlen.
Kiki ist Head of People & Culture Adacor. Und der Onboarding-Prozess, den sie mit ihrem Team bei dem IT-Unternehmen umgesetzt hat, kann sich sehen lassen.
„Die ersten 6 Wochen schauen wir uns genau an”, erzählt Kiki. „Jeden Tag gibt es eine gute Mischung aus Dingen, die neue Mitarbeiter:innen alleine machen, begleiteten Aufgaben und Schulungen, die als Workshop angelegt sind.”
Auf diese Weise lernen neue Mitarbeiter:innen das Unternehmen auf allen Ebenen kennen:
- die Kolleg:innen, mit denen sie direkt oder indirekt zusammenarbeiten.
- ihre fachlichen Aufgaben und die Tools, die Adacor nutzt.
- die Werte, die das Unternehmen und die Zusammenarbeit ausmachen.
- die interne Struktur der Organisation und die Produkte und Services, die sie anbietet.
Der Pre- und Onboarding-Prozess bei Adacor ist umfangreich. Aber der Erfolg gibt Kiki und ihrem Team recht: Die Fluktuation ist niedrig, Mitarbeiter:innen bleiben durchschnittlich 9 Jahre bei dem Unternehmen.
Höre dir jetzt die neue Folge Recruiting Talk mit Kiki an – vielleicht geht es dir wie Podcast-Host Simon und du bekommst direkt Lust, dir den eigenen Onboarding-Prozess nochmal vorzunehmen!
- 00:00–01:20 „Richtig viele Themen, richtig viel Erfahrung – gute Voraussetzungen, um was zu lernen.”
- 01:21–03:03 Die Challenge: die Begeisterung zwischen der Zusage und dem ersten Arbeitstag hochhalten.
- 03:04–07:37 Mit Preboarding gegen Ghosting!
- 07:38–10:26 Was erzählen neue Adacor-Mitarbeiter:innen nach dem ersten Arbeitstag zu Hause?
- 10:27–19:12 Onboarding bei Adacor: 6 Wochen jeden Tag eine gute Mischung.
- 19:13–21:22 People-Team und Fachbereich: gemeinsam läuft das Onboarding!
- 21:23–23:46 Gutes Onboarding zahlt sich aus – in Form von treuen Mitarbeiter:innen.
- 23:47–28:05 „2 von 3 werden unsere Werte nicht auf Abruf nennen können. Aber das ist auch okay.”
- 28:06–30:37 „So wird’s eine schöne, feste Arbeitsbeziehung: Im Recruiting wird die Tür aufgemacht, im Pre- und Onboarding wird der Grundstein gelegt.”
- 30:38–32:56 Von der Onboarding-Checkliste bis zur Offboarding-Grußkarte – Kiki teilt ihre Ressourcen mit dir!
Vernetze dich mit Kiki auf LinkedIn & hol dir alle ihre Ressourcen zum Thema Onboarding: www.linkedin.com/in/kiki-radicke
Besuche die Webseite von Adacor: www.adacor.com
Finde mit Workwise neue Mitarbeiter:innen: hire.workwise.io
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Transcript
Einführung in die Webwise Recruiting Talk
00:00:02
Speaker
Herzlich willkommen zum Webwise Recruiting Talk. Alles eine Frage der Einstellung. Echtes Recruitingwissen, echte Erfahrungen, echte Erfolgsrezepte aus der Personalabteilung direkt in deinem Ohr.
00:00:17
Speaker
Herzlich willkommen zu einer neuen Folge Workwise Recruiting
Kiki Ratike über Onboarding und Work-Life-Balance
00:00:20
Speaker
Talk. Wir haben heute Kiki Ratike wieder da, die schon mal uns zum Thema Vereinbarkeit von Familie und Beruf Einblick in ihre Firma gewährt hat. Und heute wollen wir über das Thema Onboarding reden.
00:00:34
Speaker
Falls ihr die alte Folge noch nicht angehört habt, hört sie euch auf jeden Fall an und Kiki, vielleicht kannst du dich noch mal ganz kurz vorstellen, einfach damit die Leute, die jetzt neu einsteigen und zuhören, dich auch noch mal ganz kurz als Person einordnen können.
00:00:47
Speaker
Sehr gerne, vielen Dank für die Einladung erst mal. Kiki Radeke, ich leite seit ungefähr 12, 13 Jahren bei der Adacor, ein kleines IT-Unternehmen mit 75 Mitarbeitern, den People and Culture Bereich und verantworte die ganzen Themen, die man in so einem Mittelstand im Personal verortet, vom Recruiting über Onboarding, über Weiterentwicklung, über Arbeitsweisen und aber auch solche Themen wie Nachhaltigkeit, Diversity Management, Vereinbarkeit.
00:01:14
Speaker
Richtig viele Themen und richtig viele Erfahrungen. Das ist immer eine gute Kombination, auf jeden Fall, um was zu lernen.
Bedeutung des Onboardings für Integration und Erfolg
00:01:21
Speaker
Genau, warum wollen wir über das Onboarding reden? Aus meiner Sicht ist es so, dass Recruiting die eine Sache ist, aber wie sich die Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen entwickeln und was man am Ende dann wirklich als Unternehmen voneinander hat. Und auch die Mitarbeitenden haben immer noch mal die andere Sache.
00:01:37
Speaker
Und das hängt ja sehr stark damit zusammen, wie gut ich in meine Aufgaben, aber auch ins Team und so weiter schlangenfristig schaffe, mich zu integrieren. Das ist so was, was ich mir direkt gedacht habe. Warum ist das Thema für dich, also das Thema Onboarding für dich, dann eigentlich wichtig und so wesentlich?
00:01:54
Speaker
Ja, das Onboarding schließt bei uns tatsächlich auch direkt an einen Recruiting Prozess an mit einem Preboarding, weil wir glauben, dass ganz wichtig ist, diese Begeisterung, die wir bei jemandem entfacht haben, für uns als Arbeitgeber und aber auch bei uns für jemand Neues, dass wir die aufrechterhalten möchten. Und Statistiken sagen ja, dass 70 Prozent der Kandidaten und Kandidatinnen schon in den ersten Wochen auch nach so einer
00:02:23
Speaker
auch zweifeln, ob sie die richtige Entscheidung getroffen haben. Dem wollen wir natürlich entgegenwirken und so den Weg bereiten, dass jemand einen guten Start bei uns hat und das Onboarding hat natürlich auch ganz einfach den Zweck zu sagen, wir wollen sehr schnell für das Geld, das wir ausgeben, für jemanden auch eine Leistung bekommen, die irgendwie Sinn macht und Mehrwert hat im Unternehmen.
00:02:42
Speaker
Von daher macht das schon mal total einen Sinn, jemanden dann auch flott ins Team zu bekommen, damit er da seine Wirksamkeit oder sie ihre Wirksamkeit entfalten kann. Und andererseits haben wir auch gelernt, dass es super wichtig ist, die Leute auch auf dieser Werte- und persönlichen Ebene zu binden und zu begeistern, damit sie eben eine langfristige Partnerschaft mit uns eingehen.
Herausforderung: Ghosting im Einstellungsprozess
00:03:05
Speaker
Pre-Podding ist da schon mal ganz interessant. Kannst du vielleicht einmal sagen, was der Begriff für euch bedeutet? Und das andere ist, glaube ich, wenn ich so zurückdenke, irgendwie an die letzten, also vor fünf Jahren, war glaube ich so das Thema, dass jemand vorm Vertrag abspringt, echt selten. Also da hat sich einiges leider getan. Zwecksverbindlichkeit, wie vielen Unternehmen ich zusage oder ob ich wirklich am Ende anfange.
00:03:26
Speaker
Da würde mich dann auch direkt in dem Zusammenhang interessieren, wenn du was sagen kannst, ob ihr da auch aktiv entgegenwirken wolltet, dass euch die Leute eben vom ersten Arbeitstag beispielsweise dann auch wieder schon abspringen.
00:03:38
Speaker
Ja, genau. Also, tatsächlich ist Ghosting ja ein ganz neues Thema. Das hatten wir vor Jahren noch nicht. Also, meine Tochter hat in Corona ihre Bachelorarbeit und Psychologie über das Ghosting im Job geschrieben und da gab es noch relativ wenig Forschung zu der Zeit. Also, wir erleben das Gott sei Dank nicht so viel. Vielleicht liegt das aber auch genau daran, dass wir halt einen sehr, sehr guten Recruiting-Prozess haben, wo wir wirklich sehr strukturiert mit den Leuten arbeiten, immer transparent sagen, man kriegt so eine Rückmeldung von
Vorbereitungsphase: Engagement vor dem Start
00:04:06
Speaker
uns.
00:04:06
Speaker
Und das Pre-Boarding ist für uns natürlich so ein Anschluss daran und genau aus dem Grund auch, dass die Leute eben nicht abspringen, dass sie nicht zweifeln, sondern dass sie bei uns bleiben, weil manchmal, also klassisch haben wir so ungefähr drei Monate, also ich unterschreibe, ich habe einen Recruiting-Prozess, ich habe ein paar Leute kennengelernt, ich war im Team in einem Unternehmen, habe einen Probetag gemacht, habe unterschrieben, freue mich total und dann ist
00:04:27
Speaker
Ende Gelände und dann ist Sendepause. Und dann nach drei Monaten oder vielleicht auch nach sechs Monaten taure irgendwann kommt dieser erste Arbeitstag. Ich habe im Zweifel nichts mehr mit dem Unternehmen zu tun gehabt und muss dann im allerschirmsten Fall selbst anrufen, sagen, wann soll ich denn eigentlich am Montag kommen? Und das sind natürlich Zustände, die
00:04:47
Speaker
für mich persönlich unhaltbar sind und die wir so auch gar nicht haben wollen. Deshalb ist uns total wichtig, dass wir, wir fangen drei Monate vorher, also ab Woche zwölf fangen wir an, Karten zu verschicken und also auch extra Karten und keine E-Mails. E-Mails kommen dann kurz vorher, aber erst mal Karten, damit jemand was nach Hause bekommt. Das ist haptisch, das ist noch mal anders, das ist irgendwie nicht so digital.
00:05:09
Speaker
und sagen noch mal, hey cool, hier Countdown startet, wir freuen uns auf dich und stellen dann alle zwei Wochen was Neues vor. Also einmal sagen wir noch mal, hey, das ist das Team, das dich erwartet, das sind die Leute, wir freuen uns ein bisschen über die Location, dann über unsere Werte, dann über unsere Benefits.
00:05:25
Speaker
Und dann zwei Wochen vorher halt auch hier, bald steht der erste Arbeitshack vor der Tür, hier kannst du übrigens parken, wir haben keine, kein Dresscode. Das ist dann da und da, bitte dich anmelden, da empfangen dich die Kollegen X und Y.
00:05:40
Speaker
Und kurz vorher gibt es dann eben einen Mentor oder eine Mentorin, die bestimmt wird im Team, die dann auch nochmal anruft, nochmal eine ausführliche E-Mail schreibt, die wir aus People Operations auch vorbereitet haben. Also es muss ja nicht jeder sich dann dahinsetzen und wieder was Neues überlegen. Das ist alles durchgetaktet, das ist vorbereitet, das ist copy-paste. Also es macht doch gar nicht mehr viel Arbeit. Personalisieren wir dann halt natürlich ein bisschen, sodass dann jemand auch sich gut abgeholt fühlt und weiß, okay, dann komme ich da an, da kann ich parken, da holt mich die Person, denen begegne ich. So sieht der erste Tag aus.
Erster Arbeitstag: Strukturierter Start und Compliance
00:06:11
Speaker
und verschicken in dem Zuge dann auch schon eine Roadmap, um so ein bisschen so einen Überblick zu geben, hey, guck mal, das sind deine ersten sechs Wochen, das sind die Überthemen, um die es gehen wird in den einzelnen Wochen und im Detail gibt es dann auch einen Einarbeitungsplan, den wir dann halt am ersten Tag besprechen und wo jemand auch noch sehr begleitet seine Einarbeitung, sein Onboarding machen kann.
00:06:34
Speaker
Ja, total stark. Habt ihr mal einen Fall gehabt, wo jemand sagt, oh, das ist mir zu viel? Ich glaube, das ist so eine Angst, die irgendwie, wenn man so was einführen will, irgendwie mindestens eine Person bestimmt mal ausspricht in irgendeiner Diskussion. Habt ihr da schon mal was erlebt in die Richtung?
00:06:50
Speaker
Bisher war es immer super positiv. Es war total cool, da habe ich überhaupt nicht mit gerechnet. Auch noch so eine coole Postkarte, die sind nett gestaltet. Das ist ja, alle zwei Wochen was zu bekommen, das ist ja eher so, die wissen ja auch nicht, dass sie alle zwei Wochen was bekommen. Das ist dann jedes Mal wieder eine Überraschung.
00:07:08
Speaker
Und ist eher was positiv angekommen im Sinne von, ach cool, die machen sich Gedanken, ich werde einbezogen. Wenn wir Events in dieser Zeit haben, dann laden wir die Leute natürlich dazu auch schon ein. Also dieses Gefühl, dass wir den Wunsch haben, jemanden wirklich schon zu boarden und jemandem das Gefühl geben möchten, dass er oder sie jetzt schon dazugehört. Das ist das, was wir auslösen wollen und was auch ganz gut funktioniert. Und das ist auch das Feedback, was wir dazu gekommen haben bisher.
00:07:37
Speaker
Cool. Und dann ist der erste Arbeitstag. Was erzählen die neuen Mitarbeitenden in der Regel zu Hause nach diesem Tag? Und was passiert da so? Ach ja, ich hoffe, dass sie eher sehr Positives mit nach Hause nehmen. Also der erste Arbeitstag, da sind sie, die wissen auch genau, wie der aussieht. Das beschreiben wir auch im Detail, weil wir, das startet dann mit so einem Willkommen erst mal und ab ins Team und die Ausgabe von der Hardware und Schlüsseln und Transpondern und weiß ich nicht was. Dann hat man natürlich auch so Arbeitsschutzeinweisungen.
00:08:07
Speaker
und Alarmanlagen Einweisung. Dann kommt unsere Compliance-Abteilung, macht so eine Basis-Compliance-Schulung, solche Themen. Und dann gibt es aber auch eine gemeinsame Mittagspause. Dann gibt es vielleicht nachmittags ein erstes Coffee-Date noch mal mit einzelnen Kollegen aus dem neuen Team und so ein bisschen dieses...
00:08:25
Speaker
Guck mal, das ist das, nochmal in Ruhe erklären, wie sehen die nächsten Wochen aus, nochmal die Räume kennenlernen. Also wir haben ja am Probetag mindestens da eine Office-Tour gemacht, aber sich nochmal zurechtfinden, so ein paar Leute kennenlernen und da liegt der Fokus eher auf diesem Ankommen.
00:08:42
Speaker
zu sehen, wer ist denn das hier, sich mal vorstellen können. Wir haben im Vorfeld schon so einen kleinen Steckbrief abgefragt, den wir dann schon quasi bei uns an Stuff verteilt haben, sagen, hey, übrigens, ich sag jetzt mal, der Klaus kommt am Montag so und so viel, kommt der, startet der neu am 1.7., hier, das ist der übrigens, der hat uns schon ein bisschen verraten, ist verheiratet, hat zwei Kinder, hat vorher da und da gearbeitet, spielt gerne Tennis, fährt gerne mit dem Fahrrad, sowas.
00:09:05
Speaker
Das ist ja cool. Das habe ich tatsächlich noch nie gehört, dass man sogar schon Informationen ans Team gibt, was ja total Sinn macht, also sowohl weil die Person nicht reinlaufen will und jedes Mal irgendwie so eine neue Story erfindet, sondern genau weiß, was es für die anderen spannend und zum anderen, weil die, die da sind, die sind ja immer total gespannt, wer kommt denn da eigentlich rein, mit wem arbeite ich zusammen.
00:09:25
Speaker
Und dann so eine einfache Lösung, die allen da das gibt, was sie wollen, das finde ich echt cool. Auf jeden Fall wird man es auch anstoßen. Ja, das ist wirklich easy. Die Leute sind natürlich auch gerade in den Prebornen total bereitwillig, auch Informationen mitzugeben. Die wollen ja auch von sich aus irgendwie den Prozess mitgehen.
00:09:44
Speaker
und da einen guten Eindruck machen. Und das Schöne ist, wenn ich halt ein bisschen was über jemanden weiß, hab ich eine ganz, also als Adakor-Mitarbeiterin hab ich dann eine ganz andere Anknüpfungsmöglichkeit. Ich kann dann sagen, ach Tobi, oder Klaus hat man gesagt, heißt er, ne? Ach Klaus, ich hab gesehen, du fährst viel Fahrrad. Wir haben übrigens auch Jobrad. Vielleicht ist das ja spannend für dich, oder weiß ich nicht. Oder jemand sagt, er geht viel wandern. Da kann ich sagen, ey, das ist ja cool, wo wart ihr denn schon? Das ist für uns nämlich auch immer so der Highlight des Urlaubs.
00:10:11
Speaker
dann hat man so Anknüpfungspunkte, die man ja erstmal nicht hat, wenn man jemanden so gar nicht kennt. Also das ist so ein bisschen auch zur Unterstützung des Socialisings und das schadet in der IT auch nicht, wenn man das
Praxisorientiertes Training für neue IT-Mitarbeiter
00:10:22
Speaker
macht.
00:10:22
Speaker
Ja, das schadet fast nirgendwo. Ja, cool. Ich weiß ja von dir auch, dass dann ein sehr strukturierter weiterer Prozess beginnt, der eben auf unterschiedliche Wochen aufgeteilt ist. Magst du den Zuhörerinnen kurz sagen, was für Phasen ihr dann habt? Und dann können wir gerne auch mal ein bisschen über die erste Woche sprechen, die ist ja schon auch sehr spannend, weil es da auch um
00:10:44
Speaker
Teams und Tools geht, also direkt fachlich und irgendwie persönlich einiges ansteht. Aber ohne da jetzt zu viel zu verraten, vielleicht kurz die Übersicht.
00:10:54
Speaker
Ja genau, also die ersten sechs Wochen, die betrachten wir eben sehr genau und dann ergibt sich das, also wir haben nicht sechs Monate geplant. Das wäre auch so agil, iterativ, würde das schon wieder nicht passen, sondern wir betrachten die ersten sechs Wochen, weil die Idee ist, dass wir jemanden dann eben so weit haben, dass die Person vielleicht schon in Projekte rein kann. Und im Probetag haben wir auch festgestellt, mit welchen fachlichen Skills jemand kommt.
00:11:17
Speaker
Das heißt, wir können dann entsprechend auch aufbauen. Also wir gucken uns das schon genau an. Wir haben natürlich so Standards, die zum Onboarding gehören, wie bestimmte Schulungen, die gemacht werden, also die aus People Operations gemacht werden, aber auch aus Compliance und aus internen Tools kennenlernen und Co. Aber wir haben natürlich auch aufgrund dessen, was jemand mitbringt, uns überlegt, gibt es vielleicht eine Zertifizierung, die jemand
00:11:39
Speaker
in den ersten drei Monaten, im ersten halben Jahr macht, um ins Thema zu kommen. Da gibt es bestimmte Sachen, wo wir sagen, wir gehen da nochmal ganz gezielt in die Weiterbildung. Und das bestimmen wir dann ab im internen Team und besprechen das dann natürlich mit der Person, die kommt, sodass diese sechs Wochen sind dann auch so gestaltet, dass man nicht
00:12:00
Speaker
immer neben jemanden sitzen muss, der einem jetzt sagt, jetzt machst du mal das, machst du mal das, machst du mal das, sondern die sind so aufgeteilt, dass das eine gute Mischung ist jeden Tag von ich mache etwas begleitet, ich mache etwas alleine, also alleine zum Beispiel Richtlinien lesen, mal ein bisschen durch Intranet surfen und sich mal angucken, was machen denn eigentlich die anderen Abteilungen, aber auch als Schulung oder Workshop angelegt oder eben im Team.
00:12:25
Speaker
Die IT-ler kriegen dann auch so ein Projekt, also ein Projekt, so ein eigenes, was sie quasi, was sie aufbauen, wo sie dran arbeiten, was sehr nah an den Projekten ist, die wir für die Kunden machen, damit sie einfach mal lernen können, sagen, ach guck mal, so geht das, immer jemanden haben, wo sie mal Rückfrage stellen können, ohne dass sie direkt in einem, also in einem laufenden Projekt drinstecken und im Zweifel irgendwie sagen, hö, ich weiß nicht, bevor ich da was falsch mache, sondern sich da so ausprobieren können. Und ja, so sieht das eigentlich aus über die ersten Wochen.
00:12:54
Speaker
Ja, cool. Genau, das allererste ist ja tatsächlich wirklich auch zu sehen, wie das Team arbeitet. Kannst du da ein bisschen Einblick geben, wie ihr das macht? Also ist es so, dass man ja da viel mit Shadowings arbeitet. Also ich weiß gar nicht, ob der Begriff klar ist, aber dass man eben anderen über die Schulter schaut. Sind es ausschließlich diese Projekte oder kommen zu den Projekten dann auch noch Leute dazu, die zeigen, wie man da arbeitet?
00:13:20
Speaker
Ja, gerne. Also, was ganz schön ist, wir haben Wochenplanungen und sind so ein bisschen agil organisiert. Das heißt, wir machen auch Dailies und das ist natürlich eine super Möglichkeit, dass jemand also jeden Tag natürlich mit ins Daily kommt direkt und schon direkt mitbekommt, ach, worüber wird gesprochen, was steht an, also wer hat welche Aufgabe oder erledigt welche Aufgabe in dieser Woche.
00:13:42
Speaker
welches Team arbeitet, um grundsätzlich ein Gefühl dafür zu bekommen, was haben wir denn für Projekte, wer arbeitet auf welchen Projekt, welche verschiedenen Rollen gibt es auch in den Projekten. Und dann gibt es ja auch ein bestimmtes Team, wo jemand rein soll. Das heißt, auch damit dann in der ersten Woche schon mal grundsätzlich zu sehen, welche Projekte hat denn dieses Team, welche Kunden hat denn dieses Team.
00:14:04
Speaker
und Tools & Co. hat es gerade auch schon angesprochen. Also natürlich auch das, wir arbeiten mit einem Ticketsystem, wir arbeiten mit einem kollaborativen Tool, also dann zu gucken, wo finde ich was, was sind die Kommunikationswege, mit wem. Und dann ist es tatsächlich erstmal mitlaufen auch, auch in Kundentermine mit reingehen, sich zeigen lassen, wie funktioniert, also weiß ich nicht, IT-Sachen halt, Operations, Management und solche Sachen.
00:14:32
Speaker
Und um dann eben sukzessive auch eigene Aufgaben übernehmen zu können. Cool. Da hat man ja wahrscheinlich viel mit dem eigenen Team zu tun. Gibt es da auch schon was, wo ihr die Verknüpfung ins restliche Unternehmen dann steigert an dem Punkt? Also dass man da irgendwie jemand anders kennenlernen kann?
00:14:50
Speaker
Ja, das ist total wichtig.
Mentoring und Networking: Coffee Dates
00:14:51
Speaker
Also am Anfang ist der Mentor oder die Mentorin ist auch dafür zuständig und verantwortlich, dass die Person im Unternehmen vernetzt wird. Also das heißt, zur Einarbeitung, also das ist auch tatsächlich eine Aufgabe im Einarbeitungsplan, sind Coffee-Dates. Dass der Mentor oder die Mentorin sich kümmert, dass eben Coffee-Dates mit allen Abteilungen gemacht werden. Wir haben auch so ein kleines Laufheftchen, das ist unser Ruki-Heft, damit macht man quasi den Freischwimmer oder das Seepferdchen bei der Adakor.
00:15:14
Speaker
Das sind so verschiedene Aufgaben drin. Da ist zum Beispiel drin irgendwie, geh ins Sales Team und verabrede dich mit Steffen auf einen Kaffee und lass dir die lustigsten Kundengeschichten erzählen. Oder vereinbare einen ersten Termin mit unserem Person Trainer Eddie und lass dir deinen eigenen Trainingsplan erstellen zum Beispiel. Mach eine Mittagessenverabredung mit einer Person, die du noch gar nicht kennst.
00:15:38
Speaker
Also solche Geschichten. Das ist wie so ein Stempelheftchen, wo man dann so loszieht alleine und halt diese Aufgaben alleine löst. Und am Ende der Probezeit gibt es ja bei uns auch ein Geschenk. Wenn man dann auch das Wookie-Heft noch abgibt, dann ist das so ein bisschen zaller.
00:15:57
Speaker
Sehr cool. Arbeitet ihr viel mit solchen haptischen Ansätzen oder gibt es auch in eurem Projektmanagement Tool dann so ein durchstrukturiertes Projekt, was man im Grunde auch nachverfolgt und eben erledigt?
00:16:16
Speaker
Ja, also natürlich sind wir auch digital unterwegs. Wir schicken auch aus dem People-Team dann alle zwei Wochen E-Mails raus, also nochmal so ein digitales Onboarding mit Detail-Infos, wie melde ich mich krank oder was sind nochmal die Auflisten der Benefits oder auch nochmal dieses Werte-Thema oder
Digitale Tools zur Unterstützung des Onboardings
00:16:33
Speaker
sowas. Wir machen ja parallel auch Schulungen zu diesen Themen und der Einarbeitungsplan ist natürlich auch digital. Das heißt, es ist auch so eine schöne Checkbox-Ding.
00:16:41
Speaker
Wir können dann sehen, wie klappt das alles, also ist das so, wie wir uns das überlegt haben mit dem Team, ist das möglich oder ist was dazwischen gekommen, weil dann doch Termine verschoben werden müssen, sodass wir denjenigen auch unterstützen können und da nicht Panik aufkommt, so von wegen, oh Gott, jetzt habe ich zwei Häkchen die Woche nicht machen können, Hilfe, Hilfe, sondern dass wir dann sagen, ja, alles cool, gucken wir dann, verschieben wir den Termin und die Schulung machen wir dann hier und da.
00:17:03
Speaker
Aber dann haben wir alle den Blick da drauf und können auch dann unterstützen und dann geht das ganz strukturiert ab. Wir sind sowieso, das ist ein digitalisierter oder automatisierter Prozess über das Ticketsystem. Das heißt, wir sind da auch, also wir können, es geht auch nichts unter, weil wir gesagt haben, wir wollen da nicht jedes Mal darüber nachdenken, was muss man im Onboarding denn eigentlich alles machen, sondern wir haben uns einmal sehr umfassend Gedanken gemacht und mit allen Abteilungen auch abgestimmt, was braucht ihr, was ist euch wichtig, was jemand im Onboarding lernt.
00:17:30
Speaker
und haben eben den Prozess dann automatisiert und so, dass die Tickets eben dann zur richtigen Zeit auch bei uns aufgehen. Also auch so was wie Feedback-Gespräche. Wir machen dann nach sechs Wochen eine Pulsmessung mit jemandem. Da geht es erstmal um dieses Bist du angekommen? Wie geht es dir? Hast du das Gefühl, dass das, was wir dir versprochen haben, dass wir das hier auch erfüllen, ist die Stelle so, wie du das vorgestellt hast? Kommst du mit dem Team klar? Das Gefühl ist sogar eingeführt bis solche Sachen.
00:17:56
Speaker
und dann natürlich auch echte Feedbackgespräche, weil ich finde, ganz oft ist ja so dein Vergehen, diese sechs Monate, man hat nie so richtig gehört, was ist denn jetzt eigentlich, werde ich jetzt übernommen oder nicht. Deshalb ist uns ganz wichtig, nach zweieinhalb Monaten ein echtes Feedbackgespräch zu machen und auch wenn es auch so ist, dass man alles bestätigt und sagt, hey, ist alles total cool, wir sind super happy, damit jemand nicht sechs Monate lang die Luft anhält, weil er oder sie dann
00:18:21
Speaker
darauf wartet, dass endlich der erste Tag nach der Probezeit kommt. Und wir machen auch ein richtiges Übernahmegespräch nach fünfeinhalb Monaten, damit jemand auch da ganz klar weiß, das ist super, wir sind total happy, alles toll, in zwei Wochen feiern wir ein bisschen mit dir, weil die Probezeit überstanden hat oder bestanden hat.
00:18:38
Speaker
Und nutzen auch die Zeit, falls es noch was zu drehen gibt. Also falls jemand uns das Feedback gibt, sagt ja, weiß ich nicht, ich bin nicht so happy mit den Arbeitsweisen. Ich habe gedacht, das ist noch agiler oder anders. Können wir da vielleicht nochmal anders zusammenkommen? Oder ich würde da gerne nochmal Inputs reingeben. Oder wir eben auch sagen, das ist so, ja,
00:18:57
Speaker
so tief, wie wir das gedacht haben, bist du in der Materie, vielleicht noch nicht. Wir würden hier jetzt auch gerne die nächsten zweieinhalb Monate nutzen, um dich da noch tiefer reinzubringen, damit du dann eben nach einem halben Jahr auf jeden Fall fit bist für das Projekt, für das wir dich vorgesehen haben.
00:19:12
Speaker
Wie viel Anteil hat in dem ganzen Prozess dann das People-Team und wie viel liegt eher bei der Führungskraft? Also, Lötz meintest du, dass, glaube ich, beide Seiten drauf schauen, wenn ich das richtig verstanden habe? Ja, also im Recruiting und Preboarding und dass das Onboarding quasi vorbereitet ist, da haben wir einen sehr, sehr großen Anteil.
Übergang von Onboarding zu Teamintegration
00:19:31
Speaker
Ich würde sagen, da sind wir mit 80 Prozent als People-Team da, weil wir eben alles vorbereiten, weil wir das Team dann unterstützen.
00:19:38
Speaker
und die Kommunikation halten mit den Kandidaten oder mit den Neuen, die dann kommen und involvieren dann quasi ab dem Moment, wo wir den Mentor oder die Mentorin bestimmen mit der Teamleitung und der Einarbeitssitzplan erarbeitet wird, ab dem Moment involvieren wir eigentlich das Team und sagen so, guck mal jetzt, die sind natürlich im Recruiting involviert, klar mit Probetag und allem.
00:19:58
Speaker
und auch der Entscheidung für jemanden. Aber dann haben die erst mal Ruhe, bis die dann kurz zum ersten Arbeitstag einsteigen, der Mentor aktiv und die Teamleitung dann übernimmt sozusagen. Und wir sind dann noch da, um drauf zu gucken, klappt das mit dem Einarbeitungsplan? Braucht ihr noch Unterstützung? Können wir das ein bisschen entzerren? Können wir euch unterstützen, auch vielleicht noch mal Termine umzulegen für Schulungen oder Coffee-Dates oder
00:20:21
Speaker
Die gehen ja auch in die einzelnen Teams und die einzelnen Teams stellen dann einmal vor, wer sind wir, woran arbeiten wir, wie arbeiten wir und was ist unsere Schnittstelle mit deinem Team. Also, dass da auch sehr schnell verstanden wird, wie ist denn die Struktur der Adakor und mit wem habe ich denn, in welchen Dimensionen auch zu tun. Und das ist dann so ein bisschen, dass wir da unterstützen und dass das auch stattfindet.
00:20:46
Speaker
und nicht so unter den Tisch fällt vielleicht in den Brassel oder man sagt, haben wir diese Woche nicht geschafft, aber dann denkt keiner mehr daran, das irgendwann zwei Wochen später nachzuholen. Und dann übergeben wir aber schon auch sukzessive natürlich an das Team und erwarten dann auch, und das klappt auch gut, dass dann das Team auch mit einsteigt.
00:21:03
Speaker
Und das machen die dann auch. Und die sind dann auch in der Zeit, es ist umso ganz wichtig, dass am Anfang jemand auch viel im Office ist, um uns und das Feeling der Alakor kennenzulernen. Und das teilen die Kollegen dann auch so oft, dass eben immer jemand da ist, dass jemand begleitet und informiert abholt und so weiter.
00:21:21
Speaker
Ich finde es total beeindruckend, weil ich glaube, es fällt immer sehr oder man kommt sehr schnell an den Punkt, dass man sagt, okay, na ja, jetzt ist die Person da, dann machen wir noch da Abstriche, weil sie ist ja eh da, dann machen wir hier noch Abstriche. Aber ihr investiert ja echt viel, viel von allen möglichen Seiten. Ich denke mal, dass das auch eins der Erfolgsgeheimnisse ist, was sich dann irgendwie einmal wahrscheinlich in der Produktivität, aber auch in der Mitarbeiterbindung am Ende auszahlt.
00:21:46
Speaker
Ja, also die Leute sind im Durchschnitt gut neun Jahre bei uns und also von daher, das ist tatsächlich, zahlt sich aus, wir haben eine wirklich geringe Strukturationsrate, einen ganz geringen Krankenstand. Also ich glaube, das zeigt auf jeden Fall, dass die Leute zufrieden sind, dass sie einigermaßen ausgeglichen sind, sodass sie eben nicht krank werden durch ihre Belastungen, dass sie nicht irgendwie weg wollen, sondern da bleiben wollen.
Einfluss von Recruiting und Onboarding auf Mitarbeiterbindung
00:22:09
Speaker
Also es ist schon
00:22:10
Speaker
hat auf jeden Fall einen positiven Effekt und man muss ja jetzt auch sagen und wir haben ja schon mal intensiv über das Thema Vereinbarkeit gesprochen, das ist für uns super wichtig und uns ist völlig klar, dass die Leute, die wir zu uns holen, die sind meistens noch nicht super seniorisch, weil wir es uns dann eigentlich nicht leisten können, sondern wir haben Leute, die so in einem
00:22:30
Speaker
bis zu fünf, sechs, sieben Jahren Arbeitserfahrung vielleicht haben, aber Lust haben, sich noch weiterzuentwickeln. Und das heißt, sie sind meistens in so einer Phase, wo sie entweder mit einer Familie kommen oder dann auch Familie und so was ansteht. Und diese Entscheidung für einen neuen Arbeitgeber, das ist uns total wichtig, deshalb sind wir im Recruiting auch so extrem strukturiert, dass die
00:22:50
Speaker
so informiert, wie möglich getroffen werden kann von beiden Seiten. Und also eigentlich gehen wir davon aus, dass wenn wir dann jemand an Bord geholt haben, dann haben wir wirklich so viel abgeklopft auf beiden Seiten, dass das nicht mehr schiefgehen kann und dass wir die richtigen Entscheidungen getroffen haben. Und dann wollen wir natürlich auch
00:23:07
Speaker
das nochmal verifizieren und das nochmal bestätigen und untermauern eigentlich mehr, dass jemand dann auch bei uns ist und auch dann wirklich so fit gemacht wird, dass er mit einem guten Gefühl und für uns wertvoll und für sich auch wirksam im Unternehmen ist, weil diese, das sehen wir auch so eine Verantwortung natürlich, dass wir dann nicht leichtfertig eine Entscheidung für jemanden treffen und dann auch sagen, ja, mal gucken, muss halt gucken, wie er klarkommt in der Probezeit und wenn nicht, dann kann man sich ja immer noch trennen.
00:23:38
Speaker
Also das passt gar nicht mit unserem Wertesystem zusammen und eben auch mit diesen Vereinbarkeitsthemen überhaupt nicht zusammen. Ihr habt ja auch gerade dieses Thema Werte immer wieder in eurem Onboarding-Ablaufplan an einzelnen Stellen mit eingebaut. Wie muss man sich das denn überhaupt vorstellen? Also setzt man sich dann in den Raum und sagt, hey, unsere Werte sind übrigens die, die und die.
00:24:00
Speaker
Wollen wir schon, dass das auch klar ist dir, oder?
Unternehmenswerte und kulturelle Anpassung
00:24:04
Speaker
Ja, also das ist ja Werte, das ist ja sowieso echt ein, das ist ja so ein Metathema gefühlt und sehr abstrakt. Und das ist ja was, was man erleben muss und was überhaupt nicht nur auf dem Papier funktioniert. Und wir starten im Pre-Boarding eben, dass wir einmal noch so eine Karte schicken, worauf wir unsere Werte erklären. Die sind halt, die stehen da, aber auch so mit einer Erklärung, was bedeuten die für uns, was meinen wir.
00:24:26
Speaker
Und in der Schulung, die ich dann mache, im Onboarding, Wert und Benefits nennt sie sich, da gehe ich auch nochmal, also erkläre nochmal den Weg, wie wir diese Werte erarbeitet haben, nämlich im Team mit allen zusammen, erkläre, wie wir die definieren und gebe dann auch mit, dass wir versuchen, also oder wie wir versuchen, diese Werte auch abzuprüfen. Nämlich zum Beispiel, dass wir in unseren Retros immer wieder überlegen, haben wir unseren Werten entsprechend miteinander gehandelt und auch mit dem Kunden gehandelt.
00:24:56
Speaker
Wir haben auch, also wenn wir Kunden haben, die wirklich strikt gegen unsere Werte agieren, dann trennen wir uns auch. Also dann sagen wir auch, das funktioniert nicht. Also wenn wir eigentlich auf Verantwortung, Zusammenarbeit und Offenheit und sowas gehen und dann ist jemand, der knallt uns da so von oben runter, respektlos, Sachen vor die Füße, ist nicht bereit, also sucht immer einen Schuldigen, wenn irgendwas nicht gut gelaufen ist, dann müssen wir auch sprechen, ob das der richtige Kunde für uns ist.
00:25:25
Speaker
Das ist eben das, was so wichtig ist. Und da nutzen wir natürlich aus dem People-Team auch diese Sendemöglichkeit, die wir im Onboarding haben. Und es ist ja auch so, im Onboarding sind die Leute natürlich noch total, die wollen alles richtig machen, die hören zu, die wollen das verstehen.
00:25:42
Speaker
Von daher sind die offen, die sind da, die sind präsent, die sind aufmerksam. Da nutzen wir natürlich auch dann die Zeit, die wir haben, um solche Themen da unterzubringen. Und wir haben auch in unseren Feedbackbögen zum Beispiel, ist das auch ein Thema, dass wir immer auch nochmal auf unsere Werte eingehen und auch sagen, dass eben auch Teil unseres Handelns und unserer Weiterentwicklungsmöglichkeit, die wir als Mitarbeiter in der ADAKO haben, auch davon, also mit der Zusammenhängt mit dem, wie
00:26:10
Speaker
sehr wir auch diesen Werten entsprechend uns verhalten.
00:26:14
Speaker
Also wir versuchen dieses Wertethema schon sehr aktiv zu halten, wobei das ist wirklich nicht einfach. Ich glaube, ich könnte jetzt, wenn wir bei uns durchlaufen würden, und ich würde ja von drei Leuten, könnten wir zwei ganz sicherlich nicht unsere Werte runter rattern. Ich glaube, das muss es auch gar nicht unbedingt sein. Am Ende ist es, wenn wir darüber sprechen und jemand sagt, ja doch, genau so handeln wir, dann ist das eigentlich das Ergebnis, was wir haben wollen.
00:26:41
Speaker
Das ist total lustig. Ich habe einen Mitarbeiter von uns, der hat davor bei einem anderen Unternehmen gearbeitet und da ging es auch sehr viel um Werte. Und das war total absurd, weil er hat das so beschrieben, dass man die eben auswendig lernen musste und es gab immer die Situation, dass
00:26:59
Speaker
Es war filialbasiert, dass dann der Regionsleiter oder Leiterin auch alle paar Monate mal kam, sich neben den gestellt hat und dann einfach gesagt hat, was sind unsere Werte? Was soll man die sagen? Und der hatte zum Beispiel mal eins nicht genannt und hat dann von seinem vorgesetzt, also nicht mal von der Person selber,
00:27:19
Speaker
Deswegen ein Gespräch bekommen, wo darüber gesprochen wurde. Da denke ich mir, also wie unnötig kann man eigentlich miteinander agieren. Aber das ist glaube ich auch das Schlimmste, was man so überhaupt antreffen kann bei einem Arbeitgeber. Da sollte man sich mal überlegen, ob man da arbeitet. Ja, ja, total. Also das ist glaube ich auch. Dann ist das halt sowas, weiß ich nicht, wo man Haken dran machen kann.
00:27:40
Speaker
Da wird wahrscheinlich dann eine Mitarbeiterbefragung auch so angekündigt. Ihr wisst ja, wir wollen wieder ganz weit vorne sein. Also hier ist ja alles toll, das wisst ihr ja. Und das Team, das die besten Ergebnisse, die positivsten Ergebnisse gibt, da gibt es auch nochmal eine Einladung zum Essen. Und dann natürlich bist du dann immer top of the pops, ohne dass irgendwer wirklich das Gefühl hat, ich bin so richtig gerne hier.
00:28:04
Speaker
Ja, total. Gibt es denn aus deiner Sicht irgendwelche Fallstriche, die euch immer wieder auch im Onboarding begegnen oder wo du sagst, da sollte man auf jeden Fall auch noch gut drauf achten, dass man da irgendwie einen Blick drauf hat?
Rollenklärung und Feedback: Schlüssel zum Erfolg
00:28:16
Speaker
Ich glaube, dieses Transparent zu sein und so ein klares Erwartungsmanagement zu machen. Ich glaube, dieses Erwartungsmanagement ist sowieso was, das man irgendwie, ja, das, was sich so durchs Leben zieht. Da wirklich klar zu sagen, was braucht diese Rolle? Also was brauchst, was musst du mitbringen, damit du diese Rolle ausfüllen kannst und damit du hier bei uns erfolgreich sein kannst?
00:28:39
Speaker
Und da ganz transparent von Anfang an zu sein und das auch immer wieder zu besprechen. Also immer wieder zu sagen, hast du das Gefühl, dass du hier, dass du da noch reinpasst. Nicht weil es darum geht zu sagen, ja okay, jetzt passt du nicht mehr auf Wiedersehen, sondern dann zu überlegen, finden wir dann die Rolle, finden wir dann die bessere Rolle für dich im Unternehmen.
00:28:56
Speaker
Und da transparent miteinander umzugehen, auch wirklich offenes Feedback zu geben. Und dann ist natürlich Voraussetzung immer, dass es wohlwollend ist, dass wir natürlich immer auf der Sachebene auch miteinander agieren und kommunizieren und jemanden eben versuchen. Und das ist das, was wir im Leadership bei der Adakor versuchen, eben diesen Supporting Leadership Ansatz auch zu haben.
00:29:18
Speaker
die Leute zu befähigen und zu unterstützen, sich eben weiterzuentwickeln und ihr Bestes zu geben und ihre Wirksamkeit entfalten zu können. Und ich glaube, wirklich da in den Feedback-Gesprächen transparent zu sein, wirklich sich zu interessieren, empathisch mit den Leuten umzugehen und
00:29:33
Speaker
Weil dieses Vereinbarkeitsthema, was für uns ja sehr wichtig ist, das funktioniert auch nur, wenn ich die Person sehe. Also ich muss mir, wenn ich bei der Alakor Führungskraft sein möchte, dann muss ich mich zwangsweise interessieren für die Menschen im Team und auch für deren Hintergründe, damit ich auch ein Verständnis dafür habe. Geht es da gerade gut? Ist da gerade eine Herausforderung? Wie kann ich dem begegnen? Und wie kann ich das unterstützen? Und auch wie können wir das als Team unterstützen? Und ich glaube, das ist das Allerwichtigste.
00:30:03
Speaker
Man sagt ja immer, diesen Circle of Safety, also wirklich diese psychologische Sicherheit eben auch zu geben.
00:30:09
Speaker
Und da legt man eben den Grundstein im Onboarding. Also ich glaube, man legt den schon im Preboarding und man macht die Tür schon auf im Recruiting. Aber im Onboarding zeigt sich dann eben auch, ob jemand, ja, da ist wichtig, dass jemand Vertrauen schöpft oder Vertrauen fasst für uns gegenüber, also uns als People-Abteilung, der Teamleitung, dem Team gegenüber, damit das eine schöne, feste Beziehung werden kann.
00:30:37
Speaker
Da haben wir wahrscheinlich aber eine ganze neue Folge, wenn wir über Supportive Leadership reden. Deswegen würde ich sagen, vielen Dank für die ganzen Einblicke. Du hast ja mir auch eure ganzen oder zumindest den Onboarding-Prozess schon mit so einer schönen Folie geschickt und gemeint.
00:30:53
Speaker
Hey, das muss niemand doppelt erfinden. Wir können da auch gerne was zur Verfügung stellen. Wie kommt man denn da am besten ran, wenn man sich jetzt denkt, hey, ich würde auch gerne meinen Onboarding-Prozess mal challengen und nehme da gerne die Adacore-Vorlagen. Ja, wie kommen wir ran? Ganz einfach, sich einfach mit mir auf LinkedIn vernetzen, mich anschreiben. Wir haben eben diese Pre-Bording-Karten, die verschicke ich gerne.
00:31:18
Speaker
darf jeder unser Logo runterschmeißen, unsere Infos runterschmeißen, seine eigenen draufpacken, dann kann man direkt damit starten. Wir haben eine Onboarding-Checkliste für Personalabteilungen, die eine gute Grundlage ist, um darauf quasi dann nochmal das auszuarbeiten für das eigene Unternehmen. Wir haben auch eine Stay-Connected-Karte fürs Offboarding, also auch da irgendwie nicht von jetzt auf gleich einen harten Cut zu machen mit den Leuten, weil da glauben wir, dass man sich immer zweimal im Leben sieht, also auch da mit einem
00:31:46
Speaker
ehrlichen Blick in die Augen und einem festen Handschlag sich zu verabschieden. Das kann man sich einfach anschreiben auf LinkedIn und dann stelle ich das super gerne zur Verfügung. Ich kann auch für alle, die Lust haben und sagen, wir wollen unseren Onboarding-Prozess automatisieren, auch gerne einmal zeigen, wie wir das gemacht haben und quasi unseren Automatisierungsablauf mal zeigen und den auch gerne zur Verfügung stellen.
00:32:11
Speaker
Ja cool, dann vielen Dank für das Angebot schon mal im Namen von allen, die jetzt gerade anfangen, dich auf LinkedIn zu suchen, um das anzufragen. Vielen Dank auch für die ganzen Einblicke, dass du dir dann noch mal die Zeit genommen hast, den Zuhörern und Zuhörerinnen Einblicke zu geben. War total spannend, also auch für mich. Ich werde da nachher auch mal an unser Onboardingprojekt setzen und gucken, wo wir da noch nachschärfen sollten. Es gibt nämlich auf jeden Fall einige Sachen, die ich mitgenommen habe. Genau, und damit würde ich mich an der Stelle verabschieden. Vielen Dank. Danke dir.
00:32:39
Speaker
Das war der WorkRise Recruiting Talk. Wenn dir diese Folge gefallen hat, teile sie gerne mit deinen Kollegen oder Kolleginnen und deinem Netzwerk und lass uns eine Bewertung da. Wenn du keine Folge verpassen möchtest, abonniere jetzt unseren Podcast. Bis zum nächsten Mal.