Transcript
Speaker: Hast du auch endlose To-Do-Listen und wünschst dir einfach ein bisschen mehr Entspannung?
Speaker: Dann lass uns heute in dieser praktischen Folge tief reingehen.
Speaker: Ich gebe dir meine Ideen, Tipps und Tricks an die Hand, damit auch du entspannter an deine eigene To-Do-Liste gehen kannst.
Speaker: Vielleicht bist du auch ein Ideenmensch wie ich und dann hast du wahrscheinlich eine To-Do-Liste, die länger ist, als du Arbeitszeit hast und das ist vielleicht ziemlich frustrierend.
Speaker: Herzlich willkommen zurück auf dem Business Journal Podcast.
Speaker: Ich bin Maxine Schiffmann und ich freue mich heute, in dieses coole Produktivitätsthema einzutauchen, denn ich liebe und hasse Listen gleichzeitig.
Speaker: Ich finde es super und ich brauche Listen unbedingt in meinem Leben.
Speaker: Und gleichzeitig geht es mir vielleicht wie dir auch, dass du diese Liste öfters anguckst und denkst, das ist aber ganz schön viel zu tun.
Speaker: Und das Erste, wozu ich dich einladen möchte, ist, dass du deine To-Do-Liste als Buffet siehst.
Speaker: Und hier ist so eine schöne Metapher ein Frühstücksbuffet.
Speaker: Du wirst nicht und du musst nicht alles davon essen.
Speaker: Deine Business-To-Dos werden niemals komplett abgehackt oder fertig sein, außer dein Business ist tot.
Speaker: Eine lange Liste zeigt dir die Fülle an Möglichkeiten und es ist deine tägliche Aufgabe, clever die wichtigsten To-Dos auszuwählen und umzusetzen und nicht das Ziel zu haben, deine große To-Do-Liste abzuhaken, denn das ist oft
Speaker: gefühlt super stressig.
Speaker: Wie würde sich das denn anfühlen, wenn du deine To-Do-Liste als Buffet siehst?
Speaker: Nicht als etwas, was du von A bis Z, von vorne bis hinten abhaken musst.
Speaker: Vielleicht sagt dein Verstand, ja, aber ich muss doch die ganzen Dinge tun.
Speaker: Ich wette, auf deiner To-Do-Liste sind gerade Dinge, die gar nicht unbedingt umgesetzt werden müssen.
Speaker: Das sind sozusagen nice to have.
Speaker: Es wäre nett, da nochmal was zu machen.
Speaker: Es wäre schön, da nochmal die Webseite ein bisschen aufzuschönen oder nochmal in der Schrift was zu verändern.
Speaker: Aber ich wette, auf deiner To-Do-Liste sind Dinge, die du nicht unbedingt machen müsstest.
Speaker: Dein Business würde genauso gut
Speaker: vielleicht sogar noch schneller vorankommen, wenn du die Dinge nicht machen würdest.
Speaker: Also, Einladung.
Speaker: Guck mal, ob du deine Liste als Buffet sehen möchtest.
Speaker: Tipp Nummer zwei ist für dich wirklich, die passende Systematik zu finden für deine To-Do-Liste.
Speaker: Es gibt nicht ein One-Size-Fits-All.
Speaker: Du darfst wirklich ausprobieren, austesten, auch mal verschiedene Tools.
Speaker: Und vielleicht darfst du dir auch erlauben, hin und wieder, bewusst hin und wieder, nicht täglich, nicht wöchentlich, hin und wieder auch mal System zu wechseln.
Speaker: Denn dann bleibst du automatisch länger am Ball, als wenn du auf Lebenszeit jetzt versuchst, bei einem bestimmten Listen System zu bleiben.
Speaker: Vielleicht als Inspiration für dich.
Speaker: Ich habe gerade ein aktuelles To-Do-Board auf Notion.
Speaker: Und auf diesem Board sehe ich gerade nur die To-Do's, die gerade aktuell sind.
Speaker: Also heute Morgen in den nächsten Tagen.
Speaker: Spätere To-Do's habe ich weiter unten.
Speaker: Es ist zwar die gleiche Datenbank in Notion.
Speaker: Wenn du Notion-Fan bist, dann weißt du, wovon ich rede, werde ich einfach ignorieren.
Speaker: Aber ich habe das sozusagen getrennt, dass ich nicht immer alle To-Dos sehe.
Speaker: Weil ich persönlich habe festgestellt, wenn ich eine endlose To-Do-Liste habe, dann fühle ich mich gestresst.
Speaker: Das heißt, für mich war es ganz wichtig, weil ich das gemerkt habe, dass ich weniger To-Dos auf einem Blick sehe.
Speaker: Was natürlich auch gut ist, weil ich dann auch Dinge, die vielleicht weniger wichtig sind, auf die ich aber total Bock habe, wie nochmal an der Webseite was drehen oder nochmal im Hintergrund an meinem Workbook arbeiten.
Speaker: So Dinge, die finde ich halt einfach toll.
Speaker: Oder nochmal in Notion, an den mit Vorlagen was schöner machen.
Speaker: Das sind aber oft Dinge, die nicht wirklich uns so krass voranbringen, wie nochmal mehr in die Sichtbarkeit oder in Kundenakquise zu investieren.
Speaker: Und deswegen trenne ich das Ganze.
Speaker: Mein Board ist gerade unterteilt gewesen in Privat, Coaching und andere Projekte.
Speaker: Dadurch, dass ich jetzt gerade ja noch in Elternzeit bin, sind meine aktuellen To-Dos primär eigentlich privat.
Speaker: Und deswegen sind die jetzt alle sichtbar ganz oben.
Speaker: Aber zukünftig werde ich sie dann wieder umstellen auf Privat versus Business To-Dos.
Speaker: Natürlich gibt es über diese To-Dos, die ich gerade im Blick habe, noch 100 andere To-Dos.
Speaker: Und einiges, was ich erledigen muss, wie Buchhaltung und einiges, was ich gerne erledigen würde, sogenannte Wish-To-Dos.
Speaker: Und diese Wish-To-Dos oder Dinge, die ich nicht jetzt in den nächsten Tagen erledigen muss, die sammle ich außer Augenweite, damit ich wirklich nur das sehe, was ich auch wirklich machen möchte.
Speaker: Da ich aber auch gerne haptisch arbeite und es liebe, meine To-dos für den Tag abzuhaken, nutze ich auch oft kleine Post-its für meine Tagesplanung.
Speaker: Also einen kleinen Zettel, klein, bewusst klein, damit ich nicht aus Versehen eine zu große To-do-Liste daraus mache.
Speaker: Und ich achte darauf, dass ich sozusagen, was nicht abgehakt ist, auch wirklich in Notion übertrage.
Speaker: Dass Notion immer, dass mein To-Do-Listen-Board da immer aktuell ist und dass ich trotzdem ja auch die Schönheit des Durchstreichens auf physischem Papier einfach nutzen kann.
Speaker: Also es darf auch wirklich so eine Mischung aus unterschiedlichen Methoden sein.
Speaker: Andere Varianten sind zum Beispiel, wenn du nur haptisch arbeiten möchtest, nur mit Zettel und Stift.
Speaker: Vielleicht möchtest du dir dann das Bullet-System mal anschauen.
Speaker: Denn hier überträgst du deine To-Dos immer wieder händisch.
Speaker: Das kostet zwar Zeit, aber es hat auch den Vorteil, dass du dich bei jedem Übertragen bewusst fragen kannst, wie wichtig ist diese Aufgabe, wer könnte dies noch für mich tun oder muss das überhaupt gemacht werden?
Speaker: Oder auch, warum ist es denn immer noch nicht gemacht?
Speaker: Bei den ganzen digitalen Tools ist es so leicht, Dinge nicht zu tun, also kein To-Do nicht abzuhaken und dann einfach stehen zu lassen, weil es bleibt halt einfach stehen und so weiter.
Speaker: Aber mit so einem physischen System, wo du das dann händisch übertragen musst, ist es nochmal interessant, weil du nochmal tiefer eigentlich in die Reflexion gehst.
Speaker: Ich habe das schon wieder nicht gemacht, jetzt übertrage ich dieses To-Do zum zehnten Mal auf einen neuen Zettel.
Speaker: Was ist denn da gerade dran?
Speaker: Also deswegen kann auch so eine haptische Variante total schön sein.
Speaker: Oder wie gesagt, so eine Kombi, so wie ich das auch gerne mache.
Speaker: Und hier wirst du wirklich nur weiterkommen, indem du austestest.
Speaker: Es gibt keine eine perfekte Methode.
Speaker: Es gibt nur die Methode, die jetzt gerade für dich funktioniert.
Speaker: Und es kann sein, dass die vielleicht in einem Monat oder in fünf dann nicht mehr so gut funktioniert.
Speaker: Und dann darfst du wieder was verändern.
Speaker: Nur wichtig, bitte suche nicht nach der goldenen Methode, wie ich sie nenne, nach dieser einen Methode oder einer Ideologie, die deine Produktivität sozusagen durch die Decke schießen lässt, weil das gibt es nicht.
Speaker: Und du wirst so viel Zeit verschwenden, dies zu suchen.
Speaker: Besser investiere die einfach direkt in dein Business und arbeite lieber mit einem To-Do-Listen-System, was nicht optimal ist oder nicht 100% geil.
Speaker: Aber was vielleicht 80% dich nach vorne bringt, wo du vielleicht 80% mit happy bist.
Speaker: Der nächste Punkt, um entspannter an deine To-Do-Liste ranzugehen, ist, dich kritisch zu hinterfragen.
Speaker: Was kannst du denn tun, wenn du gefühlt alles erledigen musst und nicht genug Zeit hast?
Speaker: Hier geht es wirklich darum, mal zu gucken, was ist wirklich dringend und wichtig.
Speaker: Und ich habe darüber schon oft gesprochen, aber ich sage es gerne nochmal.
Speaker: Wichtig und dringend ist das, was einen direkten Bezug zur Kundengewinnung oder Sichtbarkeit hat in deinem Business.
Speaker: Und hier frage ich mich gerne, wenn ich nur ein paar Stunden Zeit hätte und danach einen Monat im Urlaub fahren würde, ohne Laptop, ohne Internet, würde ich diese Aufgabe dann immer noch priorisieren?
Speaker: Dein Verstand sagt, du musst aber nochmal über die Webseite drüber gehen.
Speaker: Würdest du die Aufgabe priorisieren, wenn du einen Monat im Urlaub wärst und nicht an den Laptop könntest?
Speaker: Oder würdest du dann lieber nochmal die Kunden-E-Mail abschicken?
Speaker: Oder nochmal das Projekt abschließen für einen Kunden?
Speaker: Oft wirkt alles gleich dringend und wichtig, ist es aber nicht.
Speaker: Es ist immer ein Abwägen.
Speaker: Und ganz oft priorisieren wir einfach Unpassendes, weil wir das gerne machen würden, weil wir denken, naja, so ein Bezug zum Sichtbarsein gibt es ja hier auch.
Speaker: Ein Beispiel.
Speaker: Ganz oft konsumieren wir Content statt selbst Content zu konsumieren.
Speaker: Das kostenfreie Webinar ist nur noch bis morgen anzuschauen.
Speaker: Also dafür muss ich mir jetzt heute Zeit nehmen.
Speaker: Oder wir verschönern Dinge, die nicht ganz direkt zur Kundengewinnung führen.
Speaker: Nochmal ein bisschen extra Zeit in den Social Media Post zu investieren.
Speaker: Die Webseite, wie gesagt, nochmal zu perfektionieren.
Speaker: Visitenkarte zu erstellen.
Speaker: Stattdessen, wann habe ich zuletzt ein konkretes Angebot gemacht?
Speaker: Wann habe ich zuletzt konkret jemanden eingeladen, mit mir zu arbeiten?
Speaker: Egal, ob das persönlich ist, über WhatsApp, über Social Media.
Speaker: Wer hat zuletzt mit mir interagiert?
Speaker: Könnte ich dieser Person mit einer persönlichen Nachricht überraschen?
Speaker: Das sind alles Dinge, die bringen dich viel mehr voran.
Speaker: Und das sind aber wahrscheinlich Dinge, die du nicht auf deiner To-Do-Liste gerade hast.
Speaker: Und wenn du sie drauf hast, wirst du wahrscheinlich denken, das mache ich, wenn ich ein bisschen mehr Energie habe, wenn ich Elan habe.
Speaker: Dann muss ich irgendwie ein bisschen besser in meinem Flow sein.
Speaker: Schau gerade mal, was du denkst, was vielleicht mit dir gerade resoniert oder wo ich dich vielleicht aber auch gerade triggere.
Speaker: Ich weiß, das, was ich gerade gesagt habe, klingt hart, aber ich kann es so hart sagen, weil ich das täglich auch in mir selbst spüre und erlebe und in meinen Kunden immer wieder erlebt habe.
Speaker: Und deswegen sage ich das auch so ganz klar.
Speaker: Guck mal, was ist wirklich wichtig für dein Business?
Speaker: Was hat einen direkten, 100% direkten Bezug zu Kundengewinnung und Sichtbarkeit?
Speaker: Das sollte immer Prio haben.
Speaker: Und natürlich geht es nicht immer, aber ganz oft geht es schon.
Speaker: Tipp Nummer 4.
Speaker: Definiere deine Must-Dos.
Speaker: Wenn du mal geguckt hast, was hat einen direkten Bezug zur Kundengewinnung, dann könntest du zum Beispiel ein kleines Dollarzeichen oder ein kleines Eurozeichen hinter die To-Dos packen, die Sichtbarkeit und Kundengewinnung priorisieren.
Speaker: Und wahrscheinlich hast du dann immer noch ganz schön viele To-Dos.
Speaker: Das fühlt sich vielleicht immer noch nicht ganz so entspannter.
Speaker: Dann möchte ich dich einladen, deine Must-Dos zu definieren.
Speaker: Du hast heute nur noch Zeit für drei Must-Dos.
Speaker: Wenn du nur drei Dinge tun könntest, welche wären diese Dinge?
Speaker: Und ich schaue, dass ich wirklich maximal drei Dinge auswähle, die am wichtigsten sind.
Speaker: Und ich schaue, dass ich nicht den ganzen Tag verplane, weil es kommen immer wieder Dinge dazwischen, sondern wirklich, dass ich mir nur einplane, diese drei Must-Dux zu tun.
Speaker: Und dann, wenn ich die gemacht habe, dann feiere ich mich.
Speaker: Ich feiere mich, obwohl ich noch andere Dinge nicht geschafft habe, obwohl ich dachte, ich hätte noch so viel mehr Zeit und könnte so viel noch mehr erledigen.
Speaker: Ich feiere mich, obwohl ich meine To-Do-Liste nicht abgehakt habe.
Speaker: weil ich definiere meine drei Must-Do's und das ist sozusagen mein Tagesziel.
Speaker: Denn das bringt dir so viel mehr Entspannung in dein Leben, wenn du nicht denkst, du musst alles heute gleichzeitig, am besten schon gestern, schaffen.
Speaker: Das funktioniert halt einfach nicht.
Speaker: Der fünfte und letzte Punkt ist, dass ich dich einladen möchte, im Moment anzukommen.
Speaker: Oft leben wir gedanklich in der Zukunft.
Speaker: Denke, ich muss dies und das noch machen.
Speaker: Dieser oder jener Termin steht noch an.
Speaker: Das ist nicht nur anstrengend, sondern auch kontraproduktiv für deine Produktivität.
Speaker: Übe dich, im jetzigen Moment zu sein und dann in die Zukunft einzutauchen, wenn du Planungsmomente hast.
Speaker: Zum Beispiel, ich überblicke meine To-Do-Liste und meine Tagestermine und schaue, wie viel Zeit ich heute habe.
Speaker: Ich schreibe mir auf, welche Aufgaben kommen auf meine To-Do-Liste für den Tag und definiere meine drei Mastus.
Speaker: Natürlich sehe ich dabei auch 100 andere Dinge, die ich noch tun könnte, tun sollte.
Speaker: Tun müsste vielleicht auch, aber ich erlaube mir, mich zu begrenzen.
Speaker: Dann beende ich den Planungsmodus und komme jetzt im Hier und Jetzt an.
Speaker: Jetzt gibt es nur diesen einen Moment, diese eine Aufgabe.
Speaker: Der Rest ist Zukunftsmusik.
Speaker: Der Rest ist jetzt gerade unwichtig.
Speaker: Und ganz oft denke ich mir, wenn dann so Stressmomente kommen, so ich muss aber das noch machen und hier ist auch noch was zu tun, weil natürlich habe ich auch so Gedanken.
Speaker: Dann sage ich mir, ah, das ist das Problem bzw.
Speaker: die Aufgabe für Zukunfts-Maxim.
Speaker: Jetzt zählt nur die jetzige Aufgabe, die ich jetzt wähle zu machen oder ausgewählt habe zu machen.
Speaker: Und das ist nicht leicht, aber es ist so wohltuend.
Speaker: Und ich bin jemand, der sehr in der Zukunft lebt und ich darf mir das immer und immer wieder sagen.
Speaker: Deswegen tut mir das auch so gut, dich heute daran zu erinnern, im Jetzt zu leben.
Speaker: Jetzt diese eine Aufgabe zu priorisieren und das andere meinen Hintergrund fahren zu lassen.
Speaker: Wenn du merkst, du vielleicht aber auch dann zu sehr in dem Moment bist,
Speaker: dann kann es vielleicht auch helfen, dir einfach einen Timer zu setzen.
Speaker: Und das mache ich auch gerne, eine kleine Timebox einfach hinter meine To-Dos zu schreiben.
Speaker: Wie lange möchte ich gerne für diese Aufgabe mir Zeit einplanen?
Speaker: Mit vielleicht noch einem kleinen Puffer nochmal von 5 bis 10 Minuten extra, wenn du merkst, dass du eher unrealistisch bist.
Speaker: Wenn du sagst, ach, einen Social-Media-Post kriege ich in 5 Minuten hin.
Speaker: 45 Minuten später bist du total frustriert.
Speaker: Dann natürlich auch ein bisschen abhängig,
Speaker: einfach daraus lernen und deine Timeboxen anpassen.
Speaker: Aber vielleicht möchtest du dir eine Timebox setzen und dann auch einen kleinen Timer, dass du vielleicht auch bei Themen, die dich gerne einsaugen, dann einfach nicht einfach drei, vier Stunden irgendwie dann so in deinem Laptop verschwindest und gar nicht mehr auf dem Schirm hast, was du eigentlich noch zu tun hast.
Speaker: Und da kann wirklich so ein kleiner Wecker super, super hilfreich sein.
Speaker: Lass uns nochmal zusammenfassen.
Speaker: Was kann dir helfen, etwas mehr Entspannung in deine To-Do-Liste und in deinen Alltag zu bringen?
Speaker: Nummer 1.
Speaker: Sieh deine To-Do-Liste als Buffet.
Speaker: Du kannst nicht und du musst nicht und du brauchst nicht alles abhaken.
Speaker: Erlaub dir ein passendes System zu finden, was nicht perfekt ist.
Speaker: Und erlaub dir auch zu wechseln, wenn du merkst, du brauchst gerade mal was anderes.
Speaker: Nummer 3.
Speaker: Hinterfrage dich kritisch.
Speaker: Was muss wirklich erledigt werden?
Speaker: Was ist jetzt wirklich wichtig?
Speaker: Nummer 4.
Speaker: Definiere deine drei Must-Dos.
Speaker: Nicht 5, nicht 6, 3.
Speaker: Konzentriere dich.
Speaker: Fokussier dich auf etwas.
Speaker: Priorisiere.
Speaker: Und Nummer 5.
Speaker: Komme im Moment an.
Speaker: Komme, wenn du die Aufgabe gewählt hast, kommitte dich wirklich jetzt da anzukommen und bring dich immer wieder in den Moment zurück, wo du fokussiert arbeitest und lass dich nicht von Gedanken stressen, was du noch alles tun hast.
Speaker: Sag dir, das mache ich später.
Speaker: Das ist das Thema, die Aufgabe für mein Zukunfts-Ich.
Speaker: Mit den Worten hoffe ich, dass du ganz viel aus dieser Folge für dich mitgenommen hast.
Speaker: Und vielleicht ist es auch wichtig, mal zu gucken, vielleicht so als letzten Tipp, wie du deine To-Do-Liste benennst.
Speaker: Wir haben ja jetzt letztens auch über die Kraft der Sprache gesprochen.
Speaker: Und vielleicht möchtest du gar nicht To-Do-Liste drüber schreiben.
Speaker: Vielleicht ist es eine Ideenliste oder eine Wish-To-Do-Liste.
Speaker: Vielleicht musst du auch wirklich an diesem Wording ein bisschen was verändern, damit du dir erlauben kannst, das zum Beispiel als Buffet zu sehen.
Speaker: Guck mal, welches Wort vielleicht mit dir da resoniert und probiere es einfach mal aus.
Speaker: Je spielerischer wir an dieses Thema rangehen,
Speaker: auch an unseren Alltag, an unser Leben generell, desto mehr Freude und Leichtigkeit werden wir einfach dabei erleben.
Speaker: Und darum geht es ja.
Speaker: Du bist ja auch im Business, um Freude zu erleben.
Speaker: Das darf und soll Spaß machen.
Speaker: Auch Arbeiten darf Spaß machen.
Speaker: Und auch eine To-Do-Liste darf Spaß machen.
Speaker: Also wie kannst du vielleicht einfach ein bisschen mehr Spaß, Freude, Lust da reinbringen?
Speaker: Durch Farben, durch Formen, durch andere Benennungen.
Speaker: Guck mal, vielleicht kommt dir ja nochmal was ganz, ganz anderes, was dich nochmal beeinflusst.
Speaker: wirklich nach vorne bringen kann in deiner To-Do-Liste.
Speaker: So schön, dass du wieder dabei warst.
Speaker: Danke fürs Zuhören.
Speaker: Wir hören uns das nächste Mal hier auf dem Business Journal Podcast.
